Spis treści
Cel mapowania przepływów
Mapowanie przepływów danych osobowych to proces dokumentowania, skąd pochodzą dane, przez jakie systemy przechodzą, gdzie są przechowywane i komu są udostępniane. Bez takiej mapy trudno jest ocenić, czy architektura systemu spełnia wymogi RODO, ponieważ nie wiadomo dokładnie, jakie dane i w jakim zakresie są przetwarzane.
Etapy tworzenia mapy danych
Proces zwykle rozpoczyna się od zidentyfikowania wszystkich punktów wejścia danych do systemu — formularzy rejestracyjnych, integracji z systemami zewnętrznymi, importów plików. Następnie dokumentuje się, jak dane przemieszczają się między poszczególnymi komponentami architektury, w tym między mikrousługami, kolejkami komunikatów i bazami danych.
Dokumentacja techniczna
Efektem tego etapu powinien być diagram lub tabela pokazująca źródło danych, cel przetwarzania, miejsce przechowywania oraz odbiorców, którym dane są przekazywane.
Punkty styku z systemami zewnętrznymi
Szczególną uwagę należy poświęcić miejscom, w których dane opuszczają infrastrukturę własną organizacji — na przykład integracjom z zewnętrznymi dostawcami usług płatniczych, systemami analitycznymi czy narzędziami do wysyłki wiadomości. Każdy taki punkt styku wymaga odrębnej analizy pod kątem podstawy prawnej i zakresu przekazywanych danych.
Aktualizacja mapy w czasie
Mapa przepływów danych nie jest dokumentem statycznym. Każda zmiana w architekturze systemu — dodanie nowej integracji, zmiana dostawcy usług chmurowych, wdrożenie nowego modułu — powinna skutkować aktualizacją dokumentacji, tak aby odzwierciedlała ona rzeczywisty stan systemu.
Najczęstsze pytania
Kto powinien odpowiadać za tworzenie mapy przepływów danych?
Zwykle jest to wspólna praca zespołu technicznego odpowiedzialnego za architekturę systemu oraz osób odpowiedzialnych za zgodność z przepisami o ochronie danych.
Jak często należy aktualizować taką mapę?
Najlepszą praktyką jest aktualizacja przy każdej istotnej zmianie architektury oraz okresowy przegląd całości, na przykład raz do roku.